Teklif Ön Çalışması, adaya teklif götürmeden önce işe alım ekibi ile ücret ekibinin ücret paketini birlikte netleştirdiği, Hirex içinde yürüyen bir adımdır.
Aday bu adımın hiçbir aşamasını görmez. Ön çalışma tamamen kurum içidir; adaya giden tek şey, sonrasında oluşturulan resmi tekliftir.
1. Ön çalışma formunu tanımlama
Ön çalışma formu, her ön çalışmada sorulacak alanların listesidir. Organizasyonda tek bir form vardır; tüm pozisyonlar ve tüm adaylar için aynı alanlar toplanır. Bu formu bir kez kurarsınız, sonrasında yalnızca ihtiyaç değiştikçe düzenlersiniz.
1.1. Ekrana ulaşma
Ayarlar → İş Teklifleri sayfasının altında Teklif Ön Çalışması Formu bölümü yer alır. Aynı sayfanın üst kısmındaki teklif şablonlarından bağımsızdır: şablonlar adaya gidecek teklif mektubunu, ön çalışma formu ise kurum içi ücret çalışmasını tanımlar.
Form henüz boşsa yalnızca Alan ekle düğmesi görünür. Eklediğiniz her alan bu bölümde bir satır olarak listelenir; satırlar sıralanabilir, kalem simgesiyle düzenlenir, çöp kutusu simgesiyle silinir.
Yetki. Bu bölümü yalnızca İK Yöneticisi rolündeki kullanıcılar görür ve düzenler. Form tanımındaki değişiklik, o andan sonra başlatılacak ön çalışmaları etkiler; devam eden veya tamamlanmış çalışmalar kendi anındaki alan listesiyle kalır.
1.2. Alan ekleme
Alan ekle düğmesi, alan tanımlama kartını açar.
Alan tipi — Cevabın nasıl gireceğini belirler. Altı tip vardır:
Tip | Ne zaman kullanılır | Örnek |
Kısa Cevap | Tek satırlık serbest metin | Çalışma saatleri |
Paragraf | Uzun, çok satırlı açıklama | Adayın mevcut yan hakları |
Sayı | Yalnızca rakam girilecek alanlar | Aylık brüt sabit ücret |
Açılır Menü | Belirli bir listeden tek seçim | Para birimi |
Tekli Seçim | Az sayıda seçenek arasından işaretleme | Vardiyalı / Vardiyasız |
Tarih Seçimi | Takvimden tarih | Planlanan işe başlama tarihi |
Açılır Menü ve Tekli Seçim tiplerinde kartta seçenek listesi girilecek bir bölüm açılır. Sayı tipinde en küçük/en büyük değer sınırı, Kısa Cevap tipinde en fazla karakter sayısı tanımlanabilir.
Alan ismi — Formda görünecek başlık.
Alan açıklaması (opsiyonel) — Alan isminin altında görünen yardım metni.
Zorunluluk — Zorunlu alan doldurulmadan ücret ekibi çalışmayı tamamlayamaz. Opsiyonel boş bırakılabilir. Kapalı alanı silmeden formdan kaldırır; geçmiş çalışmalardaki cevaplar korunur.
Koşullu Yap — Alanın yalnızca belirli bir durumda görünmesini sağlar; hangi alanın hangi değerinde açılacağını seçersiniz. Örnek: Para birimi TL dışı seçildiğinde Kur sabitleme notu alanının açılması.
+ Gelişmiş ayarlar — Alanı "hassas bilgi içerir" olarak işaretlemenizi sağlar.
1.3. Zorunluluk ne zaman kontrol edilir?
Formu şekillendiren kural. İşe alım sorumlusu çalışmayı başlatırken hiçbir alan zorunlu değildir. "Zorunlu" işareti yalnızca ücret ekibi "Çalışmayı Tamamla" dediğinde kontrol edilir.
1.4. Alanları kim doldurur?
Form tektir ve iki taraf da aynı formu görür. Alan bazında "bunu sadece şu ekip doldurabilir" kısıtı yoktur; sıra şöyle işler:
İşe alım sorumlusu çalışmayı başlatırken formu açar ve bildiği alanları doldurur — adayın mevcut paketi, beklentisi, pazarlık notları.
Ücret ekibi aynı formu açar ve kendi alanlarını doldurur — kademe, sabit ücret, prim, çalışma düzeni. Gerekirse diğer alanları da düzeltebilir.
Bilgi eksikse ekip çalışmayı not yazarak geri gönderir; işe alım sorumlusu düzeltip yeniden gönderir.
Ücret ekibi tamamlar; zorunlu alanlar bu noktada kontrol edilir.
2. Bir aday için ön çalışma başlatma
Form tanımlandıktan sonra ön çalışma, adayın kendi kartından başlatılır. Aday kartı → Teklifler sekmesine gidin.
2.1. Başlatma formu
Teklif Ön Çalışması Başlat düğmesi, ayarlarda tanımladığınız alanların tamamını ve bir de Yanıtlayacak Kişiler alanını içeren formu açar.
Ayarlarda Zorunlu işaretlediğiniz alanlar bile burada opsiyonel görünür; zorunluluk, çalışma tamamlanırken kontrol edilir.
Yanıtlayacak Kişiler — Çalışmayı dolduracak ücret ekibi üyeleri. Listede yalnızca ön çalışma yanıtlama yetkisi verilmiş kullanıcılar ile İK Yöneticileri görünür; yetkisi olmayan biri buradan seçilemez. Birden fazla kişi seçebilirsiniz, hepsi aynı çalışmayı görür.
Ücret Ekibine Gönder dediğinizde üç şey olur:
Girdiğiniz cevaplar, alan tanımlarıyla birlikte dondurulur: ayarlardaki form sonradan değişse de bu çalışma kendi alan listesiyle kalır.
Seçtiğiniz kişilere bu adayın kartına erişim verilir. Daha önce göremiyorlarsa artık görebilirler; çalışma iptal edilirse bu erişim geri alınır.
Herkese davet e-postası gider.
2.2. Gönderdikten sonra sizin gördüğünüz
Kart Ücret Ekibi Bekleniyor rozetiyle durur; girdiğiniz cevaplar ve kime gönderildiği görünür. Bu aşamada kart salt okunurdur. Düzenleme sırası karşı taraftadır. Bir hata fark ederseniz iki seçeneğiniz var: ekibin çalışmayı size geri göndermesini istemek ya da Çalışmayı İptal Et deyip yeniden başlatmak.
2.3. Ücret ekibinin gördüğü
E-postadaki bağlantı, ilgili adayın kartını Teklifler sekmesi açık halde getirir. Ücret ekibi üyesi burada sizin doldurduğunuz değerlerle birlikte aynı formu düzenlenebilir halde görür.
Bu ekranda ücret ekibi her alanı düzenleyebilir, yalnızca kendi alanlarını değil, gerekirse işe alım sorumlusunun girdiği bilgileri de. Alttaki iki düğme, çalışmayı kapatmanın iki yoludur: İşe Alım Sorumlusuna Geri Gönder ve Çalışmayı Tamamla.
Görünürlük. Yanıtlayıcı, ön çalışmanın tamamını görür ama teklif tarafını görmez: teklif oluşturma kartı ve varsa mevcut teklif, teklif gönderme yetkisi olmayan kullanıcıya hiç render edilmez.
3. Çalışmayı geri gönderme
Ücret ekibi çalışmayı her zaman tamamlamak zorunda değildir. Bilgi eksikse, rakam bütçeyle uyuşmuyorsa ya da bir varsayımın doğrulanması gerekiyorsa çalışma not yazılarak işe alım sorumlusuna geri gönderilir. Çalışma kapanmaz, aynı kayıt üzerinde durur; sadece sıra karşı tarafa geçer.
3.1. Notu yazma
Yanıtlayıcının ekranındaki İşe Alım Sorumlusuna Geri Gönder düğmesi not penceresini açar. Not zorunludur. Boş bırakılarak geri gönderilemez.
Formda o ana kadar yaptığınız düzenlemeler kaybolmaz. Pencereyi açmadan önce bir alanı değiştirdiyseniz, geri gönderirken o değişiklik de kaydedilir. Yani "şu rakamı şöyle düzelttim, gerekçesi de bu" diyerek tek adımda geri gönderebilirsiniz.
3.2. İşe alım sorumlusunun gördüğü
Geri gönderildiğinde talebi açan kişiye e-posta gider; notun kendisi e-postanın içindedir, bağlantı yine adayın Teklifler sekmesini açar.
Kartın durumu Geri Gönderildiye döner.
Çalışmayı artık istemiyorsanız Çalışmayı İptal Et ile kapatabilirsiniz; bu, ücret ekibinin bu adaya erişimini de geri alır. İptal edilen bir çalışmanın ardından yeni bir çalışma başlatılabilir.
4. Çalışmayı tamamlama ve teklife geçiş
Rakam netleştiğinde ücret ekibi Çalışmayı Tamamla der. Bu, ön çalışmanın son adımıdır: çalışma kapanır, sonuç kayda geçer ve top teklif tarafına döner.
4.1. Tamamlama anında ne kontrol edilir
Zorunlu alanlar. Ayarlarda Zorunlu işaretlenmiş alanlar burada kontrol edilir. Biri boşsa çalışma tamamlanmaz, form hatayla geri gelir. Bu yüzden ücret ekibinin üretmesi gereken çıktıları Zorunlu işaretlemek, sürecin eksik kapanmasını fiilen imkânsız kılar.
Tamamlayan kişi ve zaman damgası kayda yazılır; kartın başlığında "Bill Evans tarafından tamamlandı · 1 Ağustos 2026" şeklinde görünür ve adayın aktivite akışına da düşer.
4.2. Tamamlanmış çalışma kartı
Kart yeşile döner, rozet Tamamlandı olur ve doldurulan bütün alanlar Önerilen Paket başlığı altında okunur halde listelenir. Aynı anda talebi açan kişiye bilgilendirme e-postası gider.
4.3. Teklifi kim oluşturur?
Kartın altındaki Bu çalışmadan teklif oluştur bölümü, teklif gönderme yetkisi olan herkese görünür. Çalışmayı tamamlayan ücret ekibi üyesine de, işe alım sorumlusuna da. Yetkisi olmayan bir ücret ekibi üyesi ise yalnızca sonucu görür, teklif oluşturma bölümü ona görünmez.
4.4. Bundan sonrası
Teklif şablonunu seçin. Ayarlar → İş Teklifleri altında tanımlı şablonlardan biri seçilir; teklif formu bu şablonun metniyle açılır. Kademeye göre farklı mektup kullanıyorsanız, çalışmanın söylediği kademe hangi şablonu seçeceğinizi belirler.
Teklif formunu doldurun. Ücret, para birimi, brüt/net, işe başlama tarihi, geçerlilik süresi ve mektup metni burada girilir.
Gerekiyorsa onaya gönderin. Teklif onayı Hirex'te teklif bazında açılan ayrı bir adımdır; ön çalışmanın onay mekanizması yoktur.
Adaya gönderin. Aday teklifi kendi sayfasında görür, kabul veya reddeder; e-imza kullanıyorsanız imza akışı buradan yürür. Ön çalışma bu noktadan sonra kartta geçmiş olarak durur.
Not. Tamamlanmış bir çalışması olan başvuruda yeni ön çalışma başlatılamaz. Pazarlıkta rakam değişirse teklifin kendisi revize edilir; teklif revizyonları teklif kartında ayrıca izlenir.